Los Estudiantes Raúl Visbal, Edar De La Hoz, Yobanis Ramírez Y José Díaz, pertenecientes al grado 11:02 de la Jornada de la Mañana de la Institución Educativa “Juana Arias De Benavides”. Presentan a las Docente en el área de Comerciales: Keila Arango Jaramillo, su Blog de Gestión Documental de 3er periodo académico 2013.

Blog Que Contendrá fotos, videos y enlaces que le darán una mirada compleja sobre la Gestión Documental. 

RADICACIÓN:

RADIACIÓN

Concepto. l a Radicación de correspondencia es la organización de todo el flujo de información que se transa en una compañía. GestArch desarrolló un software opensource que consiste en dos módulos para digitalizar correspondencia que entra o que sale de la empresa. Estos módulos son supremamente fáciles de manejar y además están diseñados según las normas planteadas por el Archivo General de la Nación y en base a la Norma internacional ISAD-G.

Para hacer uso de la herramienta del flujo de trabajo se debe elaborar un análisis de los procesos de la empresa. Se debe definir las áreas o departamento específicos y luego a partir del Manual de proceso de cada área se paramétrica el sistema de workflow para que los documentos que se ingresen al mismo tiempo sean controlados y se pueda realizar su trazabilidad de acuerdo a las normas de calidad ISO

PROCEDIMIENTOS.
Aquí veremos como radicar la correspondencia, desde una mirada tecnológica. 

CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION:

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:

CORRESPONDENCIA PERSONAL. La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

Ejemplo de imágenes de la correspondencia personal. 

REVISTAS: Una revista o un magacín es una publicación de aparición periódica, a intervalos mayores a un día.

A diferencia de los diarios o periódicos, orientados principalmente a ofrecer noticias de actualidad más o menos inmediatas, las revistas ofrecen una segunda y más exhaustiva revisión de los sucesos, sea de interés general o sobre un tema más especializado. Típicamente están impresas en papel de mayor calidad, con una encuadernación más cuidada, y una mayor superficie destinada a la gráfica.

FOLLETOS: Un folleto es un texto impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario.

En marketing, el folleto también es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio. Su forma de distribución es variada: situándolo en el propio punto de venta, mediante envío por correo o buzoneo o incluyéndolo dentro de otra publicación de venta o entre otras cosas.

Las cadenas de distribución utilizan regularmente folletos para dar a conocer a los clientes de la zona de ofertas periódicas.

Para la confección efectiva de un folleto publicitario, se recomienda:

·         Redactar títulos y subtítulos claros y atractivos.

·         Exponer argumentaciones completas. Explicar los beneficios del producto o servicio y hacer un resumen de los mismos.

·         Incluir fotografías en las que aparezcan los productos, así como demostraciones de su funcionamiento, junto con pies de foto explicativos.

·         Acompañar el texto y las fotografías con diagramas o dibujos.

·         Ordenar los diferentes productos y argumentaciones en una secuencia lógica.

PUBLICACIONES SERIADAS. Recurso continuo publicado en una sucesión de partes separadas. Generalmente lleva numeración que pretende continuarse indefinidamente seriadas incluyen: Revistas, magacines, directorios electrónicos, informes anuales, periódicos y series monográficas.

COMUNICACION CONFIDENCIAL. Confidencialidad es la propiedad de la información, por la que se garantiza que está accesible únicamente a personal autorizado a acceder a dicha información. La confidencialidad ha sido definido por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) en la norma ISO/IEC 27002 como "garantizar que la información es accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso" y es una de las piedras angulares de la seguridad de la información. La confidencialidad es uno de los objetivos de diseño de muchos criptosistemas, hecha posible en la práctica gracias a las técnicas de criptografía moderna

 

COMUNICACIÓN OFICIAL. L

as comunicaciones oficiales son el Oficio, la Circular, el Memorándum y la Providencia.  Ellos constituyen mensajes que piden o entregan información sobre materias oficiales.  Una caso especial es la Solicitud, pues es una comunicación personal dirigida a un servicio público para impetrar un beneficio.  Siendo en su origen un mensaje privado, al ingresar a un servicio para su trámite normal a un servicio para su trámite normal, esta comunicación personal se oficializa, es decir, adquiere un carácter oficial.  Por ejemplo la solicitud que pide una certificación.

CANALES O MEDIOS DE INGRESOS DE LOS DOCUMENTOS

CANALES  O MEDIOS DE INGRESOS  DE LOS DOCUMENTOS

Mensajería, fax, correo electrónico, correo tradicional, página web.

Fax: es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a la distancia utilizando  por lo general  las líneas  telefónicas. Este  acto es de enviar un fax, se puede realizar  a cualquier parte  del mundo  en la medida que  tanto  el emisor como el receptor, tengan un aparato de estos.

Mensajería: Empresa cuyo fin es hacer  llegar mensajes y paquetes  lo más, rápida mente posible.

Correo tradicional: El servicio postal es un sistema  dedicado y transportar  documentos  escrito y otros paquetes de tamaño pequeño alrededor del mundo. Todos  los documentos enviados atreves  del sistema postal es llamado correo  a correspondencia, un sistema postal  puede ser privado o estatal.

Los sistemas  privados  a menudo  tienen  impuestos   restricciones por partes de los gobiernos.

PÁGINA WEB: es una página  web, es un documento  electrónico  diseñado para word  wilde  web (internet) que contiene algún  tipo de  información  como texto , imagen, video , animación, u otros  una de las  principales  características   de las páginas  web   son los hipervínculos también conocidos como links o enlaces  y su función es la de vincular una página con otra.

CORREO ELECTRÓNICO. El estadounidense  fue quien incorporo el arroba (@) a las direcciones  de correo electrónico con la intención de separar el nombre del usuario y el servicio en el que aloja la casilla de correo.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

TABLA DE RETENCIÓN  DOCUMENTAL. 

Listado de serie y su  correspondientes tipos de documentales producidos  o recibidos  por una unidad  administrativa en el cumplimento  de sus funciones  en los cuales  se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

IMPORTANCIA:

Ø  facilita  el manejo de la información.

Ø  permite  a la  administración  y proporcionar   un servicio eficiente.

Ø  sirve de apoyo para reducir los procesos administrativos, las tablas de retención puede ser generales y específicas de   acuerdo con la cobertura de los mismo.

Para Mayor desglose del tema, les dejo este vídeo. 

Tabla de retención general

Se refiere  a documentos  administrativos, comunes a cualquier administración.

Tabla de retención específica

Hacen referencia  a documentos característicos  de cada organización.